Eu costumo dizer que escolher um sistema para informatizar uma empresa, seja na área contábil ou
gestão em geral, é uma missão difícil. São várias as situações que devem ser analisadas, pois
depois da escolha feita é como se fosse um casamento e lógico que temos que nos esmerar no sucesso
da relação, afinal queremos que seja duradouro, do contrário o que era para ser um investimento
passará a ser um grande custo.
1.TEMPO PARA CONHECER:
O primeiro fator para fazer a escolha certa de um sistema de contabilidade é a disponibilidade de
tempo, pois serão necessárias muitas horas e dias para conhecer o máximo de sistemas possíveis
existentes no mercado. Somente no Brasil, eu tenho catalogado aproximadamente 120 sistemas de
contabilidade, sendo que 95% destas empresas são apenas regionais sem a mínima possibilidade de se
aventurarem num mercado nacional, portanto, se a realidade de sua empresa contábil exige a
legislação de diversos estados brasileiros ou municípios, os sistemas regionais estão fora da
disputa. Na escolha do novo sistema todos envolvidos no processo deverão participar, diretoria,
lideres e se possível os principais usuários, pois eles deverão conhecer e comparar cada sistema
concorrente e desta forma diminuiremos a rejeição de usuários na implantação.
2.TECNOLOGIA E INTUITIVIDADE:
A tecnologia é outro item importante para sua decisão, mas toda cautela é pouca porque ter um
sistema com tecnologia de última geração não é garantia de um bom programa para sua empresa,
afinal ele pode ser mal elaborado, dificultando o aprendizado do usuário por não ser lógico e
intuitivo. Observe ainda se a tecnologia utilizada no desenvolvimento do sistema continua no
mercado, pois existem muitas linguagens e bancos de dados descontinuados e consequentemente o
sistema sofrerá com este problema.
3.BANCO DE DADOS:
Parte integrante do sistema e pouco questionado pelas pessoas que efetuam a compra, é muito
importante para dar velocidade no manuseio dos programas, guarda das informações, extração de
Dados para consulta/relatório, dentre outros. A tendência hoje é a utilização de Banco de Dados
Relacionais (Linguagem SQL), Banco de Dados Transacionais (Exemplo Paradox) já cairam em desuso,
pois, muita informações que o cliente necessita só são gerados a partir de determinada rotina, por
exemplo, Visualização de Valores de uma GPS, o ideal é que essa informação já esteja gravada no
sistema antes da visuação, neste sentido não recomendamos Banco de Dados Antigos como o Paradox
que são facilmente corrompidos por ser fragmentados por arquivos soltos na pasta de instalação do
Sistema. Existe banco de dados proprietário ou terceirizado, pago ou gratuito, tabelas ou
relacional. Tem empresa de software que produz seu próprio banco de dados, chamado de
proprietário, isso para mim é fora de cogitação porque vai contra a especialização de negócio,
acredito que temos que trabalhar com banco de dados terceirizado.
Entre o banco pago ou gratuito é uma questão de necessidade e disponibilidade financeira, mas
acredito que para empresas contábeis o banco de dados gratuito é a melhor opção, pois pagar por
terminais é um custo desnecessário para este segmento. Temos ótimas opções de bancos gratuitos e
poderosos como o Firebirb, MySQL e PostgreSQL. Fique alerta com os bancos de dados pagos que
oferecem opções gratuitas, é uma pegadinha, pois eles possuem limites de dados pouco espaçosos e
após atingir o limite a solução é migrar para versão paga, além disso, as versões básicas pagas
são inferiores tecnologicamente as gratuitas.
4.OBSERVE OS RECURSOS DO SISTEMA:
Tão importante quanto a tecnologia são os recursos dos sistemas, os quais considero fundamentais,
pois são eles que darão produtividade para sua empresa. De nada adianta ter um sistema de última
geração que não é prático, e mesmo vale para o banco de dados, já vi muito sistema escrito em
banco de dados consagrado lento e mal elaborado.
5.OUÇA REFERÊNCIAS COM CAUTELA:
Ouvir a opinião de clientes do novo sistema também é importante, mas cuidado, pois existem
empresas que oferecem benefícios como comissões, patrocínios, viagens, enfim; para que seus
clientes digam referências positivas; desta forma você terá informações distorcidas e pode
investir em uma cilada. A melhor dica é você conhecer profundamente os sistemas, pois as empresas
são diferentes, podem ser mais ou menos exigentes, podem ter mais ou menos necessidades, por isso
muitas vezes, o que serve para seu colega pode não servir pra você, ou seja, faça sua escolha
baseado nas suas necessidades.
6.O BARATO PODE CUSTAR CARO:
Para trocar de sistema é importante que a nova empresa ofereça grandes vantagens, e entre elas eu
não aconselho a troca por preço, pois neste momento você certamente estará cometendo o maior erro
de todos. De ênfase para a empresa que contemple um bom sistema e atendimento qualificado,
logicamente o preço não pode ser tão desproporcional.
7.INVISTA EM IMPLANTAÇÃO COM TREINAMENTO:
A implantação tem que ser planejada para ser bem sucedida, mas este processo é o mais caro, pois
exige tanto da empresa contratante como da contratada. Aconselho um investimento em boas horas de
treinamento, algo próximo de 50 horas para implantação do trio principal, contábil, folha e
fiscal, em uma empresa com 12 terminais. Estes números podem aumentar ou diminuir conforme o
comprometimento e conhecimento da equipe a ser treinada.
A pratica de não cobrar o treinamento deve ser vista com cautela, é um ato muito suspeito, pois
tira o compromisso do fornecedor. Concertar o estrago da falta de capacitação de sua equipe na
utilização da sua principal ferramenta de trabalho será muito mais oneroso, além de gerar atrasos
e insatisfação dos seus clientes.
8.A VERDADE E O QUE VOCÊ QUER OUVIR:
Cuidado com frases como: “O meu sistema não dá pau” e “ele é o melhor do mercado”. Quem disse isso
e qual a sua motivação? Por que estão vendendo esta ideia? Se questione para não fazer parte da
massa seguidora de moda, afinal suas escolhas afetam sua equipe e podem acabar com sua empresa ou
fazê-la prosperar.
Grupos de empresas contábeis ou de empresários influentes também podem ser corrompidos, ou mesmo
possuir um ego exacerbado com a necessidade de afirmar que as suas escolhas são sempre as
melhores.
Os sistemas são vivos, estão sempre em construção, por isso não existe sistema sem erro, quem diz
o contrário está mentindo. O que é importante observar é se a empresa de sistema é transparente
nos erros, se oferece um atendimento que solucione as insatisfações, se está preocupada com as
necessidades de seus clientes. Isso porque a postura que você deve buscar da empresa de sistemas é
de parceira e não apenas mais um fornecedor. E lembre-se que o respeito deve ser mútuo, assim sua
empresa será sempre bem atendida, pois ninguém gosta de atender pessoas chatas, arrogantes,
furiosas.
9.FOQUE NA SUA NECESSIDADE:
A empresa contábil deve ter um sistema contábil, fiscal e de folha no qual confie plenamente,
ferramentas secundárias não devem motivar a troca de sistema, pois podem ser integradas e
incorporadas; portanto ao ver uma demonstração conheça profundamente as ferramentas que necessita
e depois invista seu tempo conhecendo as ferramentas secundárias.
10. SUPORTE/PÓS VENDA:
Muitas empresas de softwares vendem solucões "baratas" para atrairem um público maior cada vez
maior, ou para serem inceridas no mercado como uma estratégia de marketing, porém após efetivarem
as vendas é que surgem os problemas, os clientes mal treinados (por não existir uma unidade local
que possibilite um treinamento mais adquado) acabam ficando reféns de um suporte que na maioria
das vez é centralizado (em outro estado) e não comportam às demandas direcionadas (o cliente fica
horas e horas esperando por uma resposta de um problema).
OUTROS DETALHES IMPORTANTES:
A) Qual a qualidade de atendimento do suporte do seus sistema? Enteresse do atendente em resolver
o problema? Clareza? Segurança na resposta do suporte ao cliente?
B) Ao ser atendido para tirar uma dúvida é combrado algum valor adicional, ou é lhe passado alguma
proposta de treinamento, consultoria a parte?
C) Qual o tempo de espera para uma solicitação direcionada ao suporte?
D) Novas implementação no sistema são cobradas do cliente (algumas empresas cobram até para
analisar a viabilidade)?
E) Ao ser atendido pelo suporte já perguntam se leu o manual, ou assistiu o vídeo sem entender
realmente o seu problema?
Verifique se o sistema que você vai escolher oferece integração com os sistemas de gestão
utilizados pelos seus clientes, afinal é disso que você precisa, do contrário, os problemas de
retrabalho de inserção de dados no Sistema Contábil irão continuar, nesse sentido os Sistemas ERP
(que possuem tanto módulos da contabilidade quando de gestão) são superiores aos Sistemas que
possuem apenas os módulos de contabilidade (garantia de integração da contabilidade com seus
clientes).
www.tecgestes.blogspot.com.br
Questor - Sistemas Contábeis Inteligentes de Verdade
(27) 3319-6493
