Durante muito tempo, a contabilidade foi realizada de forma manual. Atualmente, porém, com o aumento das obrigações e a rapidez nas informações, é necessário que os escritórios contábeis estejam equipados para obter soluções rápidas. Isso só é possível com um bom software de gestão contábil.
Hoje em dia, um profissional de contabilidade que deseja atender as demandas de seus clientes de forma diferenciada e eficiente precisa estar alinhado às novas tecnologias. Se seu sistema contábil está deixando a desejar, então chegou a hora de mudar.
Pensando nisso, trouxemos dicas essenciais do que avaliar ao escolher um software de gestão contábil. Aprenda agora!
Analise a agilidade dos processos:
Se em algum momento o programa que você está utilizando não está suprindo as necessidades da sua equipe e, constantemente, percebe-se que a procura de informações é algo demorado, então a tecnologia que você está utilizando está defasada.
Um dos principais itens que devem ser analisados para a contratação de um novo software é a integração dos dados. Ela é imprescindível para a agilidade dos processos.
Ter um banco de dados que integre os dados fiscais e contábeis permite que as informações sejam lançadas apenas uma vez. Além disso, essa integração reduz consideravelmente o número de erros na transmissão das informações.
Um exemplo prático é no lançamento das notas fiscais: um bom programa contábil permite que a nota fiscal lançada no sistema atualize automaticamente o estoque ou o imobilizado, quando o item se refere ao patrimônio.
Verifique as análises fiscais:
A gestão tributária do Brasil é extremamente burocrática e o número de informações que é necessário avaliar está cada vez maior, pois muitas vezes as legislações vigentes podem ser diferentes em cada estado. Para que isso não se torne um problema, é necessário que seu programa possibilite informações exatas na parte fiscal.
Confira se seu sistema conta com informações precisas referentes aos tributos e se realiza com exatidão cálculos de impostos como PIS, COFINS, SIMPLES Nacional, IPPJ, CSLL e ICMS nas operações de entradas e saídas de mercadorias.
Ter a garantia de um trabalho eficiente nesse setor possibilita que sua equipe se dedique a outras tarefas, aumentando, assim, sua produtividade. Além disso, se seu programa realiza cálculos corretamente, você pagará menos multas e infrações por atrasos ou descumprimentos de suas obrigações fiscais.
Considere o suporte oferecido:
Quando você se depara com uma novidade, é normal surgir algumas dúvidas em relação a ela, não é mesmo? Com os softwares é a mesma coisa. Por isso, é importante avaliar como você será atendido quando surgir essa situação.
Avalie opiniões de empresas que já são clientes do programa, eles serão os principais divulgadores do produto. Muitas empresas têm diversas formas de suporte, então saber como entrar em contato com elas e obter respostas rápidas é fundamental.
Considere suportes como:
contato telefônico;
e-mail;
Skype;
visitas técnicas.
Acima de tudo, verifique como funciona o agendamento dessas visitas para que não haja surpresas após a contratação.
Cuide da segurança das informações:
Sua empresa contábil está trabalhando com informações de inúmeras empresas, assim como as do próprio escritório. Por isso, garantir a segurança dos dados de seus clientes é uma das premissas da contabilidade, além de ser eticamente fundamental.
Para isso, é necessário escolher um software de gestão contábil seguro, no qual o acesso seja realizado apenas com senhas, muitas vezes considerando o nível hierárquico da equipe.
Dê preferência para aqueles sistemas que realizam backups diários, evitando a perda de dados e informações importantes para a continuidade das operações. Outra dica a ser seguida é: cuide das atualizações.
É de suma importância que seu software realize atualizações constantes — sejam elas por alguma mudança na legislação ou por um ajuste de sistema. Muitas vezes, esses ajustes acontecem por solicitações dos próprios clientes.
Como vimos, escolher um novo programa de gestão contábil não é algo fácil e pode levar algum tempo, mas é importante que isso seja bem avaliado, sem pressa. Afinal, caso ele não supra suas necessidades, isso pode render muitos problemas futuros e prejuízos enormes.
