DEZ MANDAMENTOS PARA ESCOLHER UM SISTEMA DE CONTABILIDADE:

Eu costumo dizer que escolher um sistema para informatizar uma empresa, seja na área contábil ou 

gestão em geral, é uma missão difícil. São várias as situações que devem ser analisadas, pois 

depois da escolha feita é como se fosse um casamento e lógico que temos que nos esmerar no sucesso 

da relação, afinal queremos que seja duradouro, do contrário o que era para ser um investimento 

passará a ser um grande custo.

1.TEMPO PARA CONHECER:

O primeiro fator para fazer a escolha certa de um sistema de contabilidade é a disponibilidade de 

tempo, pois serão necessárias muitas horas e dias para conhecer o máximo de sistemas possíveis 

existentes no mercado. Somente no Brasil, eu tenho catalogado aproximadamente 120 sistemas de 

contabilidade, sendo que 95% destas empresas são apenas regionais sem a mínima possibilidade de se 

aventurarem num mercado nacional, portanto, se a realidade de sua empresa contábil exige a 

legislação de diversos estados brasileiros ou municípios, os sistemas regionais estão fora da 

disputa. Na escolha do novo sistema todos envolvidos no processo deverão participar, diretoria, 

lideres e se possível os principais usuários, pois eles deverão conhecer e comparar cada sistema 

concorrente e desta forma diminuiremos a rejeição de usuários na implantação.

2.TECNOLOGIA E INTUITIVIDADE:

A tecnologia é outro item importante para sua decisão, mas toda cautela é pouca porque ter um 

sistema com tecnologia de última geração não é garantia de um bom programa para sua empresa, 

afinal ele pode ser mal elaborado, dificultando o aprendizado do usuário por não ser lógico e 

intuitivo. Observe ainda se a tecnologia utilizada no desenvolvimento do sistema continua no 

mercado, pois existem muitas linguagens e bancos de dados descontinuados e consequentemente o 

sistema sofrerá com este problema.

3.BANCO DE DADOS:

Parte integrante do sistema e pouco questionado pelas pessoas que efetuam a compra, é muito 

importante para dar velocidade no manuseio dos programas, guarda das informações, extração de 

Dados para consulta/relatório, dentre outros. A tendência hoje é a utilização de Banco de Dados 

Relacionais (Linguagem SQL), Banco de Dados Transacionais (Exemplo Paradox) já cairam em desuso, 

pois, muita informações que o cliente necessita só são gerados a partir de determinada rotina, por 

exemplo, Visualização de Valores de uma GPS, o ideal é que essa informação já esteja gravada no 

sistema antes da visuação, neste sentido não recomendamos Banco de Dados Antigos como o Paradox 

que são facilmente corrompidos por ser fragmentados por arquivos soltos na pasta de instalação do 

Sistema. Existe banco de dados proprietário ou terceirizado, pago ou gratuito, tabelas ou 

relacional. Tem empresa de software que produz seu próprio banco de dados, chamado de 

proprietário, isso para mim é fora de cogitação porque vai contra a especialização de negócio, 

acredito que temos que trabalhar com banco de dados terceirizado.

Entre o banco pago ou gratuito é uma questão de necessidade e disponibilidade financeira, mas 

acredito que para empresas contábeis o banco de dados gratuito é a melhor opção, pois pagar por 

terminais é um custo desnecessário para este segmento. Temos ótimas opções de bancos gratuitos e 

poderosos como o Firebirb, MySQL e PostgreSQL. Fique alerta com os bancos de dados pagos que 

oferecem opções gratuitas, é uma pegadinha, pois eles possuem limites de dados pouco espaçosos e 

após atingir o limite a solução é migrar para versão paga, além disso, as versões básicas pagas 

são inferiores tecnologicamente as gratuitas.

4.OBSERVE OS RECURSOS DO SISTEMA:

Tão importante quanto a tecnologia são os recursos dos sistemas, os quais considero fundamentais, 

pois são eles que darão produtividade para sua empresa. De nada adianta ter um sistema de última 

geração que não é prático, e mesmo vale para o banco de dados, já vi muito sistema escrito em 

banco de dados consagrado lento e mal elaborado.

5.OUÇA REFERÊNCIAS COM CAUTELA:

Ouvir a opinião de clientes do novo sistema também é importante, mas cuidado, pois existem 

empresas que oferecem benefícios como comissões, patrocínios, viagens, enfim; para que seus 

clientes digam referências positivas; desta forma você terá informações distorcidas e pode 

investir em uma cilada. A melhor dica é você conhecer profundamente os sistemas, pois as empresas 

são diferentes, podem ser mais ou menos exigentes, podem ter mais ou menos necessidades, por isso 

muitas vezes, o que serve para seu colega pode não servir pra você, ou seja, faça sua escolha 

baseado nas suas necessidades.

6.O BARATO PODE CUSTAR CARO:

Para trocar de sistema é importante que a nova empresa ofereça grandes vantagens, e entre elas eu 

não aconselho a troca por preço, pois neste momento você certamente estará cometendo o maior erro 

de todos. De ênfase para a empresa que contemple um bom sistema e atendimento qualificado, 

logicamente o preço não pode ser tão desproporcional.

7.INVISTA EM IMPLANTAÇÃO COM TREINAMENTO:

A implantação tem que ser planejada para ser bem sucedida, mas este processo é o mais caro, pois 

exige tanto da empresa contratante como da contratada. Aconselho um investimento em boas horas de 

treinamento, algo próximo de 50 horas para implantação do trio principal, contábil, folha e 

fiscal, em uma empresa com 12 terminais. Estes números podem aumentar ou diminuir conforme o 

comprometimento e conhecimento da equipe a ser treinada. 

A pratica de não cobrar o treinamento deve ser vista com cautela, é um ato muito suspeito, pois 

tira o compromisso do fornecedor. Concertar o estrago da falta de capacitação de sua equipe na 

utilização da sua principal ferramenta de trabalho será muito mais oneroso, além de gerar atrasos 

e insatisfação dos seus clientes.

8.A VERDADE E O QUE VOCÊ QUER OUVIR:

Cuidado com frases como: “O meu sistema não dá pau” e “ele é o melhor do mercado”. Quem disse isso 

e qual a sua motivação? Por que estão vendendo esta ideia? Se questione para não fazer parte da 

massa seguidora de moda, afinal suas escolhas afetam sua equipe e podem acabar com sua empresa ou 

fazê-la prosperar.

Grupos de empresas contábeis ou de empresários influentes também podem ser corrompidos, ou mesmo 

possuir um ego exacerbado com a necessidade de afirmar que as suas escolhas são sempre as 

melhores.

Os sistemas são vivos, estão sempre em construção, por isso não existe sistema sem erro, quem diz 

o contrário está mentindo. O que é importante observar é se a empresa de sistema é transparente 

nos erros, se oferece um atendimento que solucione as insatisfações, se está preocupada com as 

necessidades de seus clientes. Isso porque a postura que você deve buscar da empresa de sistemas é 

de parceira e não apenas mais um fornecedor. E lembre-se que o respeito deve ser mútuo, assim sua 

empresa será sempre bem atendida, pois ninguém gosta de atender pessoas chatas, arrogantes, 

furiosas.

9.FOQUE NA SUA NECESSIDADE:

A empresa contábil deve ter um sistema contábil, fiscal e de folha no qual confie plenamente, 

ferramentas secundárias não devem motivar a troca de sistema, pois podem ser integradas e 

incorporadas; portanto ao ver uma demonstração conheça profundamente as ferramentas que necessita 

e depois invista seu tempo conhecendo as ferramentas secundárias.

10. SUPORTE/PÓS VENDA:

Muitas empresas de softwares vendem solucões "baratas" para atrairem um público maior cada vez 

maior, ou para serem inceridas no mercado como uma estratégia de marketing, porém após efetivarem 

as vendas é que surgem os problemas, os clientes mal treinados (por não existir uma unidade local 

que possibilite um treinamento mais adquado) acabam ficando reféns de um suporte que na maioria 

das vez é centralizado (em outro estado) e não comportam às demandas direcionadas (o cliente fica 

horas e horas esperando por uma resposta de um problema). 

OUTROS DETALHES IMPORTANTES: 

A) Qual a qualidade de atendimento do suporte do seus sistema? Enteresse do atendente em resolver 

o problema? Clareza? Segurança na resposta do suporte ao cliente?

B) Ao ser atendido para tirar uma dúvida é combrado algum valor adicional, ou é lhe passado alguma 

proposta de treinamento, consultoria a parte?

C) Qual o tempo de espera para uma solicitação direcionada ao suporte?

D) Novas implementação no sistema são cobradas do cliente (algumas empresas cobram até para 

analisar a viabilidade)?

E) Ao ser atendido pelo suporte já perguntam se leu o manual, ou assistiu o vídeo sem entender 

realmente o seu problema? 

Verifique se o sistema que você vai escolher oferece integração com os sistemas de gestão 

utilizados pelos seus clientes, afinal é disso que você precisa, do contrário, os problemas de 

retrabalho de inserção de dados no Sistema Contábil irão continuar, nesse sentido os Sistemas ERP 

(que possuem tanto módulos da contabilidade quando de gestão) são superiores aos Sistemas que 

possuem apenas os módulos de contabilidade (garantia de integração da contabilidade com seus 

clientes).

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Questor - Sistemas Contábeis Inteligentes de Verdade

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